Почему иногда нужно, чтобы команда участвовала на встрече в 100% составе
Не на всех встречах
Одно из самых главных правил подхода #эффективнаяВстреча — приглашать только нужных участников. Всех, кто будет, как вас кажется, просто молча отсиживаться, ему не обязательно слушать все озвучиваемое, есть другие способы получить информацию быстрее — не зовите. (Об будет подробно рассказано здесь URLTBD).
Не обязательно встреча
Еще одно правило — точно ли нужна именно встреча? Существует несколько форматов коммуникации, и встреча — лишь один из них. Сначала решите, точно ли лучшим форматом является именно встреча и почему. (О других форматах коммуникации будет рассказано здесь URLTBD).
А теперь о встречах, когда нужны все участники команды.
На каких встречах нужна вся команда целиком
Когда нужно принять решение всей группой, особенно если нужен именно консенсус (о видах групповых решений будет подробно рассказано здесь URLTBD).
Когда нужно, чтобы каждый был уверен, что его мнение услышано, чтобы не возникало внутренней обиды в духе «Мое мнение никому не важно». Оно важно.
Чтобы повысить ответственность каждого за общий результат. Ответственность идёт в паре с полномочиями. Если человек может влиять на процесс и результат, он больше заботится о них. Если мнение человека не учитывается, и он думает в ключе «Зачем напрягаться — все равно без моего участия все решат, я никак повлиять не могу», то и относится к результату он формально, менее вовлекаясь.
Когда нужно, чтобы новая договорённость или правило исполнялись без дополнительного контроля и микро-менеджмента. Участие в обсуждении (читай — планировании) и принятии решения всех исполнителей повышает дисциплину исполнения. (О холодной, теплой и горячей подложке будет подробно рассказано здесь URLTBD).
Тем самым снижаются риски тихого саботажа, итальянских забастовок.
Чтобы с самого начала добиться достаточного понимания, и тем самым снизить риски откладывания непонятного и задержек в процессе.
Чтобы повысить качество решений и устранить несогласованности, нужно собрать больше идей и рисков от разных участников с резными точками зрения (подробнее о мозговых штурмах читайте ЗДЕСЬ).
Укрепить командные связи, если встречаетесь редко.
Что если не позвать кого-то из участников
Участник пропустил важную информацию — будет спрашивать, уточнять, отвлекать других. Они будут недовольны обсуждением того, что им уже понятно.
Если не выслушать мнение и принять решение без ключевого авторитетного участника, он может откатить принятое решение. Другие участники будут демотивированы тем, что их время потрачено зря, их решение аннулировано, их голос имеет малый вес.
Важный момент
Вы заранее решаете: участвуют все или не все. И затем следуете этому на 100%. Иначе, если вы решите, что коммуникация будет проводиться в виде встречи и в ней участвуют все, а потом сделаете 50/50, то будет ещё хуже, чем описанное в § выше.
От теории к практике
А теперь давайте применим эту информацию к реальным встречам. Выберите один из вариантов ответа на вопрос «Необходимо ли участие всей команды?»
Да, нужны все участники.
Желательно участие всех, есть плюсы.
Не обязательно участие всех, возможны альтернативы.