Краткое изложение книги по управлению временем от Брайана Трейси
Очень кратко для тех, у кого мало времени:
- Зафиксируйте четкие цели, а затем и задачи для их достижения. Выберите главную цель.
- Поддерживайте баланс и гармонию в своей жизни.
- Составьте список задач на день, неделю, месяц, год заранее. Определите важные задачи и НЕважные задачи.
- Решайте задачи по-отдельности и максимально эффективно.
- Утром «съешьте лягушку».
- Наведите порядок на рабочем столе.
- Найдите и постоянно совершенствуйте свой главный навык.
- Сделайте свой автомобиль и телефон мобильным университетом.
- Каждый год оглядывайтесь.
- Откажитесь от того, что тяготит.
- Правильно питайтесь, достаточно спите, занимайтесь спортом.
- Действуйте решительно и быстро!
Эти и другие советы от гуру личной эффективности Брайна Трейси из книги «Управляй своим временем и удвой результаты» более детально – ниже.
1. Выработайте ясные цели и задачи
- Составьте список целей: Решите, чего вы хотите на каждом отрезке жизни. Запишите решения ясно, детально.
- Установите сроки.
- Составьте планы достижения целей: Составьте список задач, которые необходимо выполнить для достижения записанных целей. Назначьте задачам последовательность и приоритеты важности.
- Выберите главную цель (см. ниже).
- Каждый день делайте что-то, что приближает к главной цели!
- Постоянно обновляйте, уточняйте, детализируйте список целей и планы.
Как выбрать главную цель?
Запишите ~10 целей на ближайший год в настоящем времени в формате:- Я зарабатываю R рублей в месяц.
- Я вешу 70 килограммов.
- Я езжу на автомобиле BMW5 текущего года выпуска стоимостью Х рублей.
- и т. д.
2. Поддерживайте гармонию в жизни
- Для чего я работаю?
- Чтобы обеспечить семью?
- Чтобы поддерживать здоровье?
- Чтобы радоваться важным событиям в жизни?
- Хочу ли я сохранить хорошее здоровье и самочувствие?
- Хочу ли я развиваться умственно и духовно?
- Я стремлюсь к успеху на работе, чтобы иметь всё необходимое для занятий, с работой не связанных?
- Формула равновесия: Важно количество времени дома и качество времени на работе.
- Правило равновесия: На первом месте — самые главные люди, затем всё другое и все другие.
3. Составьте список задач
Спланируйте месяц, неделю, день заранее
- В начале каждого месяца составьте список задач.
- Разделите задачи на недели.
- Вечером составьте список задач на следующий день. Если появилась новая задача, то:
- сначала внесите её в список и определите приоритет относительно других задач,
- лишь затем приступайте к выполнению.
Расставьте приоритеты задач
- Определите важные по принципу Парето 20/80.
- Определите неважные задачи.
- Внимательно убедитесь в важности задачи.
- Разделите важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра.
- Присвойте задачам приоритеты АБВГД.
3а. Определите важные задачи по принципу Парето 20/80
- Убедитесь, что отобрали 20% самых нужных задач.
- Только после этого приступайте к работе.
3б. Определите НЕважные задачи
Чтобы начать что-то новое, нужно отказаться от чего-то старого.- Что нужно прекратить делать, чтобы высвободить время для более важных задач?
- Что будет, если я вообще не стану выполнять эту задачу?
- Составьте список задач.
- Выберите среди них те, которые выполните в последнюю очередь или не выполните вообще.
3в. Внимательно убедитесь в важности задачи
На всё времени не хватает никогда, но его достаточно для самого главного. Любой момент времени посвящайте только тому, что принесет наибольшую пользу!Для каждой задачи отвечайте на вопросы:
Перед тем как взяться за задачу:
- Какие задачи самые важные и ценные?
- Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне?
- Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Эта задача как-то влияет на мою карьеру и успех?
- Что наиболее выгодно мне / моей компании / моей семье?
- Что могу сделать я и только я? Какая работа заметно улучшит положение, если будет выполнена как надо, профессионально? Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.
- За что мне платят зарплату? Для чего меня взяли на эту работу?
- Что из того, что я должен делать, наиболее влияет на мой успех?
- Как использовать своё время сейчас с наибольшей пользой?
3г. Разделите важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра срочно*важно
Срочно и Важно – возникают не по моей воле- Звонки
- Встречи
- Переговоры с клиентами
- Работа над собой
- Получение знаний
- Совершенствование навыков
- Физкультура и спорт
- Семья
- Рабочие задачи
- Позвонить по телефону
- Пообщаться с зашедшим коллегой
- Обсудить ТВ-передачу, фильм
- Прочитать статью
- Сходить в магазин
3д. Присвойте задачам приоритеты АБВГД
Определите главную в настоящий момент задачу. Как? Важная задача имеет весомые последствия, и когда она выполнена, и когда она НЕ выполнена. Эта задача как-то влияет на мою карьеру и успех? Что будет, если я вообще не буду её выполнять?- Составьте список задач (лучше с вечера).
- Поставьте около каждой задачи букву А, Б, В, Г или Д.
- Определите приоритет задач А цифрами: А1, А2, А3 и т. д.
- Сначала выполните задачи А1..N, лишь затем Б1..N и только затем В1..N (таблица ниже).
Приоритеты АБВГД
- А – Очень важная задача, обязательно должна быть выполнена. Весомые последствия
- Б – Важная задача, должна быть выполнена. Менее существенные, недолговременные последствия
- В – Следует выполнить. Малосущественные последствия
- Г – Можно делегировать тому, кто справится не хуже моего. Почти отсутствуют последствия
- Д – Можно просто вычеркнуть. Вообще никаких последствий
4. Решение конкретной задачи
4а. Основные задачи решайте по-отдельности
Полностью сосредоточьтесь на ОДНОЙ самой важной задаче и не отвлекайтесь до её решения:- Составьте список задач (см. выше).
- Выберите главную задачу, на которую время может быть потрачено с максимальной пользой (см. выше).
- Приступайте к задаче.
- НЕ отвлекайтесь, пока не выполните её!
4б. Оптимизируйте каждую задачу
Для каждой задачи:- Почему я делаю это именно так?
- Есть ли более легкий путь?
- Как можно сделать это быстрее, эффективнее?
- Кто или что может мне помочь?
4в. Тщательно спланируйте каждую большую задачу
Для каждой большой задачи:- Запишите формулировку задачи.
- Запишите каждое действие, необходимое для её выполнения, от первого до последнего.
- Сократите число действий на 1/3: объедините, исключите, приостановите, отмените.
- Запишите формулировку проекта.
- Создайте детальный список всех задач проекта.
- Расставьте приоритеты и последовательность задач.
- Распределите ответственность за каждый этап проекта — точно укажите исполнителей и ответственных.
- Задайте сроки для каждого этапа.
- Проанализируйте риски:
- Что может не сработать?
- Что самое серьезное из этого?
- Какой этап проекта самый важный?
- Что может помешать выполнить его в срок?
Правило 6П: предварительная подготовка и планирование предотвращают провал проекта (правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели).
5. Начните утро с «лягушки»
«Лягушка» — самая большая, неприятная или трудная, но самая важная сейчас задача. Вечером:- Составьте список задач (см. выше).
- Определите приоритеты АБВГД (см. выше).
- Выберите задачу "А1"— вероятно, именно таким будет ваш приоритет вашей «лягушки».
- Положите материалы по ней на самую видную область стола.
6. Очистите свой стол
Заведите привычку убираться на рабочем столе. Стол должен быть чистым! В любой момент времени на столе должны лежать материалы для ОДНОЙ задачи.Выбросить, делегировать, сделать, архивировать:
- Выбрасывайте всё, что можно, чтобы не увязнуть в чтении. Журналы, газеты, ненужные материалы. Что не прочитано в течение полугода — мусор. Сомневаешься — выбрасывай.
- Эту задачу может выполнить кто-то другой? Делегируйте всё, что можно.
- Заведите красную папку для задач к выполнению.
- Перенесите в архив документы, которые понадобятся в будущем. Заведите коробку, назовите её «Понадобится в будущем». 80% из этих документов не понадобятся никогда.
7. Определите и совершенствуйте самый важный навык
За 3 месяца по 30 минут в день можно увеличить скорость набора с 5-8 до 50-80 слов в минуту.- Составьте список важных и полезных навыков.
- Выберите самый важный сейчас навык: Какой навык поможет мне преуспеть в работе? Какой навык, доведенный до совершенства, больше всего повлияет на мои доходы? Какой навык, доведенный до совершенства, окажет максимальное влияние на мою карьеру?
- Запишите самый важный навык.
- Составьте план освоения навыка.
- Установите сроки освоения навыка.
- Немедленно принимайтесь за дело!
8. Сделайте своё авто «мобильным университетом»
Дорожите каждой минутой. Правило: Мой автомобиль не тронется с места, пока не проигрывается образовательная программа.9. Оглядывайтесь каждый год
Один раз в год остановитесь и посмотрите на то, что делаете:- Стоит ли продолжать делать это? Решите.
- Где я живу?
- Как моя семья проводит свободное время и отпуск?
- Каково мое финансовое положение?
- Каково мое физическое состояние?
- Как я хочу прожить [конкретную] часть своей жизни?
- Как бы я изобразил свою жизнь сегодня?
Вообразите, что компания прогорела и нужно начать всё с начала.
- С чего бы я начал?
- Чего я не стану делать вообще?
- Кого из прежних сотрудников возьму в команду?
- От чего я готов отказаться?
Вообразите, что исчезла целая отрасль, связанная с вашей работой.
- Что я стал бы делать?
10. Откажитесь от тягостей
- Зная то, что знаю сейчас, чего я не стал бы делать в своей жизни, будь такая возможность?
- Чего я постарался бы избежать? Какого-то знакомства? Какой-то ситуации?
- От чего в моей жизни (бизнес, общественное дело, личное дело) я отказался бы?
- От какого направления в работе, от какой продукции или услуги, от каких расходов я отказался бы?
- От каких вложений денег, времени, чувств я отказался бы?
Ответили? Тогда следующий вопрос:
- Как мне выйти из текущей неблагоприятной ситуации?
11. Поддерживайте максимальную энергию
Постоянно будьте в отличной умственной, физической, эмоциональной форме.Для этого необходимо постоянно:
- Правильно питаться: [читайте также "11 приемов в еде"]
- Употребляйте легкую, питательную, богатую белками пищу.
- Исключите жирную пищу, сахар, белый хлеб, конфеты, сладкие напитки, десерты.
- Не спешите во время еды, не ведите неприятных разговоров, не читайте.
- Плотный автрак.
- Плотный обед: мясо, рыба, бобовые.
- Полдник.
- Ужин, 1/4.
- Вечером: кисломолочное, фрукты (помните о сахаре в них) и овощи, чай без кофеина.
3. Хорошо отдыхать:
- Сон 7-8 часов в сутки.
- Полный выходной 1-2 дня в неделю.
- Отпуск 2-4 недели в год.
12. Работайте быстрее, действуйте быстро
Учитесь работать быстро. Увеличьте темп. Делайте всё незамедлительно! Принимайте решения быстро.Если задача занимает < 3 минут, то выполните её при появлении.
- Примите телефонный звонок и немедленно примите решение.
- Обсудите вопрос и немедленно примите решение.
- Быстро реагируйте на просьбы начальника и клиентов — репутация человека, который всё делает быстро и надежно!
- Постоянно будьте в движении.
- Предлагайте себя, если нужно сделать какую-то работу.
- Действуйте быстро, как только появится возможность или потребность.
- Увеличивайте темп.
Эти и другие инструменты повышения эффективности и экономии времени мы рассматриваем на тренинге "Тайм-менеджмент и личное планирование" (описание и программа).