Встречи часто занимают больше времени, чем ожидалось. Это плохая корпоративная привычка. Если кратко, то:
- Более длительные встречи обходятся дороже.
- Не забывайте: у участников есть и другая работа.
- Ты не делаешь того, что обещал, но ты должен.
- Почти тех же результатов можно достичь за вдвое меньшее время.
- Растянутое время окончания влияет на другие запланированные собрания.
- Короткие совещания приводят к повышению общей вовлеченности сотрудников.
1. Не тратьте впустую время сотрудников.
Более длительные встречи обходятся дороже с точки зрения времени, денег и других ресурсов, включая заработную плату участников, содержание конференц-залов, расходы на командировки и связь. Завершая совещание вовремя, эти ресурсы можно распределяются более эффективно, что приводит к экономии средств.
2. Уважительное отношение ко времени участников.
У участников есть другая работа и обязанности, которые они должны выполнять. Когда собрание затягивается сверх запланированного времени, это может нарушить их рабочий процесс и помешать им выполнять другие задачи. Уважение ко времени каждого демонстрирует профессионализм и способствует созданию позитивной рабочей атмосферы.
3. Выполняйте данные обещания.
Своевременное завершение встречи демонстрирует выполнение обещания. Встреча запланирована с конкретными временем начала и окончания, и участники ожидают, что эти планы будут соблюдены. Если организованные вами встречи будут неоднократно затягиваться, приглашенные люди перестанут верить объявленному времени встречи, и начнут в своей степени саботировать их: пропускать, находить причины уйти в середине. Придерживаясь обещанного графика, вы укрепляете доверие среди участников.
4. Используйте время сотрудников более продуктивно.
Зачастую почти те же результаты могут быть достигнуты за более короткий промежуток времени. Когда собраниям позволяют затягиваться без необходимости, это может привести к повторениям, отклонениям от темы и менее целенаправленным обсуждениям. Придерживаясь запланированного времени, участники более сосредоточенные, выражаются более кратко, и это приводит к более продуктивным и результативным встречам.
5. Не вредите календарям коллег.
Затянувшаяся встреча может спровоцировать эффект домино на другие запланированные встречи или обязательства. Когда собрание продлевается, последующие собрания будут сдвинут, или участники опоздают на следующие встречи. Завершая совещания вовремя, вы поддерживаете стабильное расписание, сводя к минимуму сбои для всех участников.
6. Не снижайте мотивацию.
Долгие совещания, превышающие отведенное им время, приводят к разочарованию, усталости и снижению вовлеченности участников. С другой стороны, своевременное завершение встреч демонстрирует заботу о коллегах и способствует созданию позитивной атмосферы. Участники с большей вероятностью будут активно участвовать и вносить эффективный вклад, если будут знать, что их время ценится и уважается.
В целом,
своевременное завершение встреч выгодно с точки зрения эффективности использования ресурсов, уважительного отношения ко времени участников, выполнения обязательств, оптимизации расходуемого времени, стабильности календарей, повышения производительности, поддержания вовлеченности и морального духа.