Стратегическая сессия – это сессия по стратегическому планированию. Обычно участвует высшее руководство и ключевые сотрудники, а решения касаются выбора целей компании и бизнес-модели, включая продукты, рынки, клиентов, способы взаимодействия, сотрудников, процессы, ресурсы, партнеров, направления развития, статьи расходов и доходов.
Сначала немного простых капитанских тезисов для ясности. Планировать можно на разный срок: короткий, средний, долгий. Если в цифрах, то это квартал, год, 3 года. Результатом стратегического планирования становится Стратегия, она же – Стратегический план (на более короткие сроки, соответственно, можно создать тактический и оперативный). Так в теории.
В реальности стратсессией называют
любую активную, динамичную, заранее спроектированную и организованную групповую встречу по планированию.
Чаще предполагается горизонт в 1 год. Однако результатом становится не Стратегический план на 3 года, а план на год.
Цель стратсессии
— принятие решений о развитии организации на 1–3 года. Может включать:
- анализ конкретных проблем и выработку решений,
- анализ рынка, конкурентов и трендов, SWOT,
- генерация идей,
- выбор новых направлений развития.
К дополнительным задачам, которые обычно общие встречи по планированию решают автоматически, относятся
- синхронизация понимания направлений развития компании и
- вовлеченность ключевых сотрудников на этапе исполнения.
Как понять, что пора проводить стратсессию
- Актуализировать текущий стратегический план.
- Изменились условия, и к ним нужно адаптироваться. Новые технологии, пандемия, геополитическая ситуация, новые сильные конкуренты, др.
- Необходимо синхронизировать видение развития компании. В частности, если изменился состав ключевых сотрудников команды.
Кто участвует в стратегической сессии
- Заказчик сессии. Хорошо, если заказчиком выступает высший руководитель соответствующего подразделения, например, директор департамента, гендир, собственник.
- Руководители подразделений уровня –1. Если стратсессия охватывает периметр всей компании и заказчик – собственник или председатель правления, то на планирование полезно пригласить:
- Исполнительный директор.
- Коммерческий директор;
- HR-директор.
- Руководители бизнес-направлений, их руководители уровня минус 1.
- Ключевые эксперты.
Кто проводит сессию по стратегии
На роль ведущего полезно приглашать профессионального фасилитатора. Важно, чтобы у него был опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу. Фасилитатор не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках заданного времени.
Как выбрать хорошего фасилитатора?
- Узнайте, есть ли кандидата сертификаты по теме фасилитации, опыт проведения тренингов, опыт коучинга персонального и командного.
- Опыт проведения встреч от 20 до 100 человек.
- Полезным будет опыт работы на руководящей должности.
- Пообщайтесь лично. Важно, чтобы человек быть приятным, четким и вежливым.
- Конкретные детали проведённых сессий под NDA и этикой, однако вы можете попросить рассказать и даже показать примерный план проведенной сессии.
- Опытный фасилитатор задаст вам правильные вопросы о сессии (см. ниже) и перечислит требования к месту проведения и реквизиту (см. ниже).
Кстати, наша команда не только сертифицирована в области фасилитации, но и проводит тренинги по этой теме.
Привлечение внешнего фасилитатора имеет много плюсов:
- Опыт фасилитации. Это и подготовка подходящей канвы/шаблонов, и правильная организация рабочих подгрупп для полного вовлечения каждого, и ведение структурированного обсуждения, и парковка дополнительных тем, и контроль тайминга, и включение в обсуждение всех приглашенных, и поддержание конструктивного вежливого общения, и сильные расширяющие вопросы группе.
- Отвечает за достижение ожидаемого результата группой к концу сессии. Может сосредоточиться на процессе и достижении целей встречи, не отвлекаясь на контент.
- Не подвержен влиянию участвующих в сессии авторитетных сотрудников и руководителей, а может вежливо и настойчиво останавливать сторонние обсуждения и возвращать дискуссию к повестке.
Читайте о правилах хороших мозговых штурмов и принципе безоценочности в статье на VC.ru.
Если поручить проведение стратсессии кому-то из ближайших сотрудников, то вы получите:
- Менее качественную сессию.
- Недостижение ожидаемых от сессии результатов.
- Одновременное участие в контенте обсуждений и управлении процессом обсуждений.
- Предвзятое отношение к обсуждаемым темам – это происходит автоматически.
- Подверженность требованиям руководителей, которые могут захотеть увести обсуждение в полезную им сторону.
Подготовка к сессии по планированию стратегии
Фасилитатор задаст вам вопросы:
- Какова цель сессии? Что вы хотите получить в результате сессии? Как, по-вашему, должен выглядеть результат? Приведите, пожалуйста, пример результата.
- Кому, как вы считаете, следует принять участие в сессии?
- Сколько времени отводится на сессию?
Фасилитатор подготовит план встречи, который будет состоять из элементов:
- Канва/шаблон оформления ожидаемого результата. Он определяет следующий пункт:
- Структуру и последовательность обсуждений на встрече. Например, текущая ситуация, клиенты, конкуренты, и т. д.
- Задание, инструкции, вспомогательные вопросы, рекомендации для каждого блока канвы.
- Методику объединения участников в мини-группы по 5-10 человек для более вовлеченного обсуждения.
- Структуру разделения блоков канвы между мини-группами для параллельного обсуждения.
- Способы обмена мнениями между в мини-группами.
- Методы приоритизации идей: голосования, критерии, скоринг-таблицы и пр.
- Способ принтяния решений: голосования, консент, единолично.
- Повестка всей сессии с таймингом.
Дополнительно вы обсудите вопросы организации самой встречи:
- Дата. Если выбран рабочий день, то предусмотрите борьбу с отвлечением на ежедневные операционные задачи. Очно это решается проще, а вот онлайн-стратсессия склонная к провалу.
- Место. Если выбран офиса, то так же велик риск отвлечений. Внешняя площадка позволит и не отвлекаться, и сменить обстановку.
- Комната. Просторное светлое помещение, удобные столы и стулья, пространство для перемещений между мини-группами.
- Реквизит. Проектор или ТВ, ноутбук и кликер, удлинители 220 и шнур HDMI, листы флипчарта, стойки для них или возможность приклеивать бумажным скотчем на стены, стикеры, маркеры.
- Питание. Вода, обед и кофе-брейки.
- Правила участия. Уважение мнений, телефоны, поднятая рука, очередность вопросов и обсуждений, пр.
Как проходит стандартная стратсессия
Из каких этапов и элементов может состоять стратегическая сессия? Например, стратсессия может выглядеть так:
- Заказчик сессии приветствует участников, рассказывает о целях встречи, представляет фасилитатора.
- Фасилитатор рассказывает о повестке встречи (см. выше).
- Заказчик/руководитель рассказывает отправную информацию, например, результаты года, текущие приоритеты, причины проведения сессии, ожидаемые к концу сессии результаты работы группы.
- Фасилитатор рассказывает о формате дальнейшей работы, организует участников в мини-группы, озвучивает первое задание.
- Часто формат работы складывается из таких этапов. 1) Генерация идей о задачах/проблемах в мини-группах, выбор топ-5-10 идей, синхронизация идей со всей группой, выбор топ-5-10 среди всех озвученных идей. 2) Аналогичная последовательность, но для идей о решениях. 3) Формулирования конкретных задач и ближайших действий со сроками и ответственными.
- Декомпозиция работы по контенту зависит от выбранной канвы ожидаемого результата сессии (см. выше).
Трудности при проведении стратсессии и их причины
- Неправильное и разное понимание цели и ожидаемых результатов встречи у участников. Возможно, оин были недостаточно ясно обсуждены и зафиксированы. Такое бывает, когда внутренний или неопытный фасилитатор слишком аккуратен и не задает важные вопросы прямо.
- Неисполнение принятых решений. Возможно, на сессии были недостаточно четко обсуждены и зафиксированы задачи, сроки и ответственные.
Итого, о стратсессии за 1 минуту
- Стратегическая сессия — рабочая встреча топ-менеджмента и ключевых сотрудников, на которой обсуждаются, вырабатываются и принимаются решения на год и более, важные для развития компании или подразделения.
- Поводы для проведения стратсессии: актуализация стратегии перед началом следующего года, изменения окружения, потребность синхронизации общее видение развития у ключевых сотрудников.
- В сессии участвуют: председатель правления, гендир,топ-менеджеры, руководители направлений, руководители уровня –1, ключевые сотрудники.
- Наймите внешнего фасилитатора. Внутренний сотрудник подвержен влиянию руководителей и имеет меньше опыта в проведении встреч.
- Дизайн сессии – темы, структура, форматы, тайминг – готовится фасилитатором и обсуждается с заказчиком конкретной сессии.
- Планирование – полезно; однако решающим становится исполнение. Реализуйте созданный план, вовлекайте сотрудников, отслеживайте прогресс.
Мы можем подготовить и провести эффективную и динамичную стратегическую сессию для вашего департамента и компании. Подробнее читайте здесь.